cara membuat surat izin sekolah smp

Cara Membuat Surat Izin Sekolah SMP: Panduan Lengkap dan Contoh Praktis

Membuat surat izin sekolah SMP adalah keterampilan penting yang perlu dikuasai siswa dan orang tua. Surat izin yang baik dan benar akan membantu siswa mendapatkan izin resmi dari sekolah untuk tidak mengikuti kegiatan belajar mengajar karena alasan tertentu. Berikut panduan lengkap dan contoh praktis cara membuat surat izin sekolah SMP yang efektif dan memenuhi standar:

1. Memahami Struktur Surat Izin Sekolah SMP

Surat izin sekolah SMP memiliki struktur formal yang perlu diikuti agar terlihat profesional dan mudah dipahami oleh pihak sekolah. Struktur tersebut terdiri dari:

• Kepala Surat (Kop Surat): Meskipun tidak wajib untuk surat izin pribadi, mencantumkan kop surat (jika ada) dapat memberikan kesan lebih formal. Kop surat biasanya berisi nama sekolah, alamat, dan nomor telepon sekolah.
• Tanggal Surat: Menunjukkan kapan surat tersebut dibuat.
• Tujuan Surat: Ditujukan kepada siapa surat tersebut ditujukan, biasanya Kepala Sekolah atau Wali Kelas.
• Salam Pembukaan: Salam pembuka yang sopan, seperti “Dengan hormat,”.
• Isi surat: Bagian inti surat yang menjelaskan alasan izin, identitas siswa, dan durasi izin.
• Salam Penutup: Salam penutup yang sopan, seperti “Hormat saya,” atau “Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.”.
• Tanda Tangan: Tanda tangan orang tua/wali dan nama jelas.

2. Format Penulisan Surat Izin Sekolah SMP

Format penulisan surat izin harus rapi, jelas, dan mudah dibaca. Gunakan font standar seperti Times New Roman atau Arial dengan ukuran 12. Atur margin yang proporsional agar surat terlihat seimbang. Gunakan spasi 1.15 atau 1.5 untuk memudahkan pembacaan. Pastikan tidak ada kesalahan tata bahasa atau ejaan.

3. Langkah-langkah Membuat Surat Izin Sekolah SMP

Berikut langkah-langkah detail dalam membuat surat izin sekolah SMP:

• Tentukan Alasan Izin: Identifikasi alasan yang jelas dan valid mengapa siswa tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar. Alasan yang umum meliputi sakit, keperluan keluarga, acara penting, atau kegiatan di luar sekolah yang diizinkan. Pastikan alasan yang diberikan jujur dan dapat dipertanggungjawabkan.
• Siapkan Informasi Identitas Siswa: Kumpulkan informasi lengkap mengenai identitas siswa, meliputi nama lengkap, kelas, nomor induk siswa (NIS), dan alamat. Informasi ini penting untuk memastikan surat izin ditujukan kepada siswa yang tepat.
• Tentukan Durasi Izin: Tentukan dengan jelas berapa lama siswa akan izin dari sekolah. Sebutkan tanggal mulai dan tanggal berakhir izin. Jika durasi izin tidak pasti, berikan perkiraan yang akurat.
• Tulis Surat Izin: Mulai menulis surat izin dengan mengikuti struktur yang telah dijelaskan sebelumnya. Gunakan bahasa yang formal, sopan, dan jelas. Hindari penggunaan bahasa gaul atau singkatan yang tidak baku.
• Periksa Kembali Surat Izin: Setelah selesai menulis, periksa kembali surat izin dengan teliti. Pastikan tidak ada kesalahan tata bahasa, ejaan, atau informasi yang tidak akurat. Minta bantuan orang tua atau guru untuk memeriksa surat izin jika diperlukan.
• Tanda Tangan dan Berikan Surat Izin: Setelah surat izin diperiksa dan disetujui, minta orang tua/wali untuk menandatangani surat izin. Serahkan surat izin kepada wali kelas atau bagian administrasi sekolah sesuai dengan prosedur yang berlaku.

4. Contoh Surat Izin Sekolah SMP (Sakit)

Berikut contoh surat izin sekolah SMP karena sakit:

[Kop Surat (Jika Ada)]

[Tanggal Surat]

Yth. Bapak/Ibu [Nama Wali Kelas],

Wali Kelas [Kelas Siswa],

SMP [Nama Sekolah]

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini,

Nomor: [Nama Orang Tua/Wali]

Alamat: [Alamat Orang Tua/Wali]

Orang tua/wali dari siswa:

Nomor: [Nama Siswa]

Kelas: [Kelas Siswa]

NIS: [Nomor Induk Siswa]

Dengan ini memberitahukan bahwa anak saya tersebut di atas tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada hari [Tanggal Mulai Sakit] sampai dengan [Tanggal Selesai Sakit] karena sakit.

Sebagai bukti, bersama surat ini saya lampirkan surat keterangan dokter (jika ada).

Demikian surat izin ini saya buat, atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.

salam saya,

[Tanda Tangan Orang Tua/Wali]

[Nama Jelas Orang Tua/Wali]

5. Contoh Surat Izin Sekolah SMP (Keperluan Keluarga)

Berikut contoh surat izin sekolah SMP karena keperluan keluarga:

[Kop Surat (Jika Ada)]

[Tanggal Surat]

Yth. Bapak/Ibu [Nama Wali Kelas],

Wali Kelas [Kelas Siswa],

SMP [Nama Sekolah]

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini,

Nomor: [Nama Orang Tua/Wali]

Alamat: [Alamat Orang Tua/Wali]

Orang tua/wali dari siswa:

Nomor: [Nama Siswa]

Kelas: [Kelas Siswa]

NIS: [Nomor Induk Siswa]

Dengan ini memberitahukan bahwa anak saya tersebut di atas tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada hari [Tanggal Mulai Izin] sampai dengan [Tanggal Selesai Izin] karena ada keperluan keluarga yang mendesak.

Demikian surat izin ini saya buat, atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.

salam saya,

[Tanda Tangan Orang Tua/Wali]

[Nama Jelas Orang Tua/Wali]

6. Tips Membuat Surat Izin Sekolah SMP yang Efektif

• Gunakan Bahasa yang Sopan dan Formal: Hindari penggunaan bahasa gaul atau singkatan yang tidak baku.
• Sebutkan Alasan Izin dengan Jelas: Jelaskan alasan izin secara rinci dan jujur.
• Sertakan Informasi yang Lengkap: Pastikan semua informasi identitas siswa dan durasi izin tercantum dengan benar.
• Minta Tanda Tangan Orang Tua/Wali: Surat izin harus ditandatangani oleh orang tua/wali siswa.
• Serahkan Surat Izin Tepat Waktu: Serahkan surat izin kepada pihak sekolah sebelum atau sesegera mungkin setelah siswa tidak masuk sekolah.
• Lampirkan Bukti Pendukung (Jika Ada): Jika alasan izin memerlukan bukti pendukung, seperti surat keterangan dokter, lampirkan bersama surat izin.
• Komunikasikan dengan Pihak Sekolah: Jika ada perubahan atau informasi tambahan terkait izin, segera komunikasikan dengan pihak sekolah.

7. Hal yang Perlu Dihindari dalam Membuat Surat Izin Sekolah SMP

• Alasan Izin yang Tidak Jelas atau Tidak Jujur: Memberikan alasan izin yang tidak jelas atau tidak jujur dapat merugikan siswa dan merusak kepercayaan dengan pihak sekolah.
• Kesalahan Tata Bahasa dan Ejaan: Kesalahan tata bahasa dan ejaan dapat membuat surat izin terlihat tidak profesional.
• Informasi yang Tidak Lengkap atau Tidak Akurat: Informasi yang tidak lengkap atau tidak akurat dapat menyebabkan surat izin ditolak.
• Tidak Menyerahkan Surat Izin Tepat Waktu: Tidak menyerahkan surat izin tepat waktu dapat dianggap sebagai tindakan indisipliner.
• Menggunakan Bahasa yang Kasar atau Tidak Sopan: Menggunakan bahasa yang kasar atau tidak sopan dapat merusak hubungan dengan pihak sekolah.

Dengan mengikuti panduan lengkap dan contoh praktis di atas, siswa dan orang tua dapat membuat surat izin sekolah SMP yang efektif, profesional, dan sesuai dengan standar yang berlaku. Ingatlah untuk selalu berkomunikasi dengan pihak sekolah dan memberikan informasi yang jujur dan akurat.