cara membuat surat izin sekolah sendiri
Cara Membuat Surat Izin Sekolah Sendiri: Panduan Lengkap dan Praktis
Surat izin sekolah adalah dokumen penting yang memberitahukan pihak sekolah mengenai ketidakhadiran siswa karena alasan tertentu. Membuat surat izin sekolah sendiri bukan hanya sekadar formalitas, tetapi juga melatih tanggung jawab dan kemampuan berkomunikasi yang baik. Artikel ini akan memberikan panduan lengkap dan praktis tentang cara membuat surat izin sekolah sendiri yang efektif dan profesional, memastikan surat Anda diterima dan diproses dengan lancar oleh pihak sekolah.
1. Memahami Tujuan dan Kebutuhan Surat Izin Sekolah
Sebelum mulai menulis, pahami mengapa surat izin diperlukan. Secara umum, surat izin dibutuhkan karena:
- Sakit: Siswa tidak dapat hadir karena sakit dan membutuhkan istirahat.
- Keperluan keluarga: Ada acara keluarga penting yang mengharuskan siswa untuk tidak masuk sekolah.
- Hal Penting: Siswa memiliki urusan penting di luar sekolah yang tidak bisa diwakilkan.
- Acara Khusus: Siswa mengikuti kegiatan atau acara di luar sekolah yang diakui dan didukung.
Memahami alasan ketidakhadiran akan membantu Anda merumuskan surat yang relevan dan meyakinkan. Pastikan alasan yang diberikan jujur dan dapat dipertanggungjawabkan.
2. Struktur Surat Izin Sekolah yang Ideal
Surat izin sekolah yang baik memiliki struktur yang jelas dan mudah dipahami. Berikut adalah struktur yang disarankan:
- Kepala Surat (Kop Surat): Meskipun tidak wajib, kop surat sekolah (jika ada) akan menambah kesan formal. Jika tidak ada, lewati bagian ini.
- Tanggal Surat: Cantumkan tanggal surat dibuat. Ini penting untuk catatan administrasi sekolah.
- Perihal Surat: Tuliskan “Surat Izin Tidak Masuk Sekolah” atau sejenisnya agar penerima langsung mengetahui isi surat.
- Yth. (Yang Terhormat): Tujukan surat kepada kepala sekolah atau wali kelas yang bersangkutan. Pastikan nama dan gelar yang digunakan benar.
- Salam Pembukaan: Gunakan salam pembuka yang sopan, seperti “Dengan hormat,”.
- Isi surat: Bagian ini adalah inti dari surat izin. Jelaskan:
- Identitas Siswa: Nama lengkap, kelas, dan nomor induk siswa (NIS).
- Alasan Ketidakhadiran: Jelaskan secara rinci mengapa siswa tidak dapat hadir. Sertakan bukti pendukung jika ada (misalnya, surat keterangan dokter).
- Tanggal Ketidakhadiran: Sebutkan tanggal atau rentang tanggal siswa tidak masuk sekolah.
- Permintaan Izin: Sampaikan permintaan izin dengan sopan.
- Salam Penutup: Gunakan salam penutup yang sopan, seperti “Hormat saya,” atau “Wassalamualaikum Wr. Wb.” (jika relevan).
- Tanda Tangan dan Nama Orang Tua/Wali: Surat harus ditandatangani oleh orang tua/wali siswa. Cantumkan juga nama lengkap orang tua/wali di bawah tanda tangan.
- Tanda Tangan dan Nama Siswa (Opsional): Beberapa sekolah mungkin mengharuskan siswa untuk ikut menandatangani surat izin, terutama untuk siswa SMP dan SMA.
3. Langkah-Langkah Menulis Surat Izin Sekolah Sendiri
Berikut adalah langkah-langkah detail dalam menulis surat izin sekolah sendiri:
-
Langkah 1: Menulis Kepala Surat (Opsional)
Jika sekolah memiliki kop surat, gunakan kop surat tersebut. Jika tidak, Anda bisa melewatinya.
-
Langkah 2: Menulis Tanggal Surat
Contoh: Jakarta, 26 Oktober 2023
-
Langkah 3: Menulis Perihal Surat
Contoh: Perihal: Surat Izin Tidak Masuk Sekolah
-
Langkah 4: Menulis Tujuan Surat
Contoh:
Yth. Bapak/Ibu [Nama Wali Kelas/Kepala Sekolah]
Wali Kelas [Kelas Siswa]
[Nama Sekolah]
di – Tempat
-
Langkah 5: Menulis Salam Pembukaan
Contoh: Hormat kami,
-
Langkah 6: Menulis Isi Surat
Bagian ini adalah bagian terpenting. Pastikan informasi yang diberikan jelas, lengkap, dan jujur.
Contoh:
Dengan surat ini, saya selaku orang tua/wali dari:
Nomor: [Nama Lengkap Siswa]
Kelas: [Kelas Siswa]
NIS: [Nomor Induk Siswa]
memberitahukan bahwa anak saya tersebut tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar di sekolah pada tanggal [Tanggal Mulai] sampai dengan [Tanggal Selesai] karena [Alasan Ketidakhadiran].
[Jika sakit, tambahkan:] Terlampir surat keterangan dokter sebagai bukti.
[Jika keperluan keluarga, jelaskan secara singkat dan jelas:] Anak saya harus menghadiri acara pernikahan keluarga di luar kota.
[Jika urusan penting, jelaskan secara singkat dan jelas:] Anak saya harus mengurus pembuatan KTP.
[Jika acara khusus, jelaskan secara singkat dan jelas:] Anak saya mengikuti lomba [Nama Lomba] yang diselenggarakan oleh [Penyelenggara Lomba].
Demikian surat izin ini saya sampaikan. Atas perhatian dan izin yang diberikan, saya ucapkan terima kasih.
-
Langkah 7: Menulis Salam Penutup
Contoh: Hormat kami,
-
Langkah 8: Menulis Tanda Tangan dan Nama Orang Tua/Wali
Contoh:
salam saya,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap Orang Tua/Wali]
-
Langkah 9: Menulis Tanda Tangan dan Nama Siswa (Opsional)
Contoh:
Mengetahui,
[Tanda Tangan Orang Tua/Wali]
[Nama Lengkap Orang Tua/Wali]
[Tanda Tangan Siswa (jika diperlukan)]
[Nama Lengkap Siswa (jika diperlukan)]
4. Tips Tambahan untuk Surat Izin Sekolah yang Efektif
- Gunakan Bahasa yang Formal dan Sopan: Hindari penggunaan bahasa gaul atau singkatan yang tidak biasa.
- Periksa Kembali Tata Bahasa dan Ejaan: Pastikan surat bebas dari kesalahan tata bahasa dan ejaan. Gunakan aplikasi pengecek tata bahasa jika perlu.
- Gunakan Kertas Bersih dan Rapi: Hindari menggunakan kertas yang kusut atau kotor.
- Serahkan Surat Izin Tepat Waktu: Idealnya, surat izin diserahkan sebelum siswa tidak masuk sekolah. Jika tidak memungkinkan, serahkan sesegera mungkin setelah siswa kembali masuk sekolah.
- Lampirkan Bukti Pendukung (Jika Ada): Lampirkan surat keterangan dokter, undangan acara, atau dokumen lain yang relevan untuk memperkuat alasan ketidakhadiran.
- Komunikasikan Secara Langsung dengan Wali Kelas (Jika Perlu): Selain menyerahkan surat izin, ada baiknya Anda juga berkomunikasi secara langsung dengan wali kelas untuk menjelaskan alasan ketidakhadiran anak Anda, terutama jika alasan tersebut bersifat sensitif atau memerlukan penjelasan lebih lanjut.
5. Contoh Surat Izin Sekolah (Template)
Berikut adalah contoh template surat izin sekolah yang bisa Anda gunakan sebagai panduan:
[Kop Surat Sekolah (Jika Ada)]
Jakarta, 26 Oktober 2023
Perihal: Surat Izin Tidak Masuk Sekolah
Yth. Bapak/Ibu [Nama Wali Kelas]
Wali Kelas [Kelas Siswa]
[Nama Sekolah]
di – Tempat
Dengan hormat,
Dengan surat ini, saya selaku orang tua/wali dari:
Nomor: [Nama Lengkap Siswa]
Kelas: [Kelas Siswa]
NIS: [Nomor Induk Siswa]
memberitahukan bahwa anak saya tersebut tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar di sekolah pada tanggal 27 Oktober 2023 karena sakit. Terlampir surat keterangan dokter sebagai bukti.
Demikian surat izin ini saya sampaikan. Atas perhatian dan izin yang diberikan, saya ucapkan terima kasih.
salam saya,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap Orang Tua/Wali]
[Tanda Tangan Siswa (Opsional)]
[Nama Lengkap Siswa (Opsional)]
Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat membuat surat izin sekolah sendiri yang efektif, profesional, dan diterima dengan baik oleh pihak sekolah. Ingatlah untuk selalu memberikan informasi yang jujur, lengkap, dan relevan.